Gesetzliche Formvorschriften für geschäftliche E-Mails
Seit dem 1. Januar 2007 gelten für geschäftliche E-Mails die gleichen Formvorschriften wie für Geschäftsbriefe: Elektronische Schreiben an Geschäftspartner müssen demnach zumindest
- den Inhaber / Geschäftsführer / Vorstand / Aufsichtsrat,
- die Firmenbezeichnung,
- den Rechtsformzusatz,
- die Anschrift und
- die Handelsregister-Nummer enthalten.
Diese Verpflichtung ist in den §§ 37b und 125a HGB, 35a GmbH-Gesetz sowie 80 Abs. 1 Aktiengesetz niedergelegt. Sie gilt für Kapitalgesellschaften, ins Handelsregister eingetragene Personengesellschaften, sowie für eingetragene Einzelunternehmer, also eingetragene Kaufleute.
Diese Pflichten gelten demnach nicht für die nicht ins Handelsregister eingetragenen Einzelunternehmer bzw. GbRs. Durch die Änderungen in den oben angesprochenen Paragraphen wird dort nicht mehr nur von „Geschäftsbriefen“ gesprochen, sondern von „Geschäftsbriefen gleich welcher Form“. Damit macht der Gesetzgeber klar, dass E-Mails und konventionelle postalische Schreiben in der geschäftlichen Korrespondenz grundsätzlich als gleichwertig zu betrachten sind. Somit muss in Zukunft jeder Geschäftsbrief, der auf elektronischem Wege verschickt wird, die genannten Mindestinformationen enthalten.
Jedoch nicht jede E-Mail ist auch automatisch ein Geschäftsbrief: Der Gesetzgeber nimmt beispielsweise „Mitteilungen oder Berichte“ aus, „die im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung ergehen und für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden“. Ebenso keine Geschäftsbriefe sind E-Mails, die sich an einen unbestimmten Personenkreis richten, wie bspw. Werbemailings, Newsletter oder Beiträge zu Internetforen.
Betroffen sind also E-Mails und postalische Schreiben, in denen es beispielsweise um Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Lieferscheine, Reklamationen, Gutschriften oder ähnliche Transaktionen geht. Demnach müssen alle Geschäftsbriefe gleich welcher Form, also auch E-Mails, künftig die folgenden Angaben enthalten:
- Name des Inhabers des Unternehmens bzw. des Geschäftsführers oder Vorstands- bzw. Aufsichtsratvorsitzenden,
- die Firma und den Rechtsformzusatz,
- den Sitz des Unternehmens (Anschrift) und
- das zuständige Handelsregister sowie
- die Handelsregister-Nummer.
Es dürfte sinnvoll sein, die mitzuteilenden Angaben in eventuell bereits bestehende E-Mail-Signaturen zu integrieren.