Ab 01.01.2025 für BetriebeDie Pflicht zur E-Rechnung im Handwerk
Mit dem Wachstumschancengesetz wurde beschlossen, dass die Pflicht zur E-Rechnung kommt. Betroffen sind alle Handwerksbetriebe, die mit gewerblichen Auftragnehmern und gewerblichen Auftraggebern zusammenarbeiten. Die Vorgaben bedeuten, dass sich Betriebe im B2B-Verkehr von Papierrechnungen und nicht strukturierten PDFs verabschieden müssen.
Die Einführung der E-Rechnung führt zwar zu größeren organisatorischen und technischen Umstellungen in Unternehmen, stellt aber auch einen wichtigen Schritt zur Prozessoptimierung und Effizienzsteigerung im Rechnungswesen dar.
Pflicht im B2B-Bereich
- Ab 01.01.2025 müssen Betriebe in der Lage sein, elektronische Rechnungen (im Format „XRechnung“ und „ZUGFeRD“) von anderen Unternehmen zu empfangen.
- Ab 01.01.2027 müssen Betriebe, mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro, in der Lage sein, elektronische Rechnungen an unternehmerische Leistungsempfänger zu versenden.
- Ab 01.01.2028 müssen dann auch Betriebe, mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro, in der Lage sein, elektronische Rechnungen an unternehmerische Leistungsempfänger zu versenden.
Ausnahmen: die E-Rechnungspflicht gilt nicht für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrkarten
GoBD: alle E-Rechnungen müssen revisionssicher archiviert werden, d.h. wieder auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher
B2C: im Privatkundengeschäft müssen keine E-Rechnungen versendet werden
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung enthält alle Rechnungsinformationen in strukturierter und maschinenlesbarer Form. Das verwendete XML-Format ermöglicht so eine automatisierte Weiterverarbeitung von empfangenen E-Rechnungen und eine durchgängig digitale Bearbeitung - von der Rechnungserstellung bis zur Zahlung. Diese Optimierung führt bspw. zu großen Zeitgewinnen bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen.
Die E-Rechnungen unterscheiden sich in XRechnungen und Rechnungen im ZUGFeRD-Format. Während eine ZUGFeRD-Rechnung aus einem menschenlesbaren PDF-Format und einem maschinenlesbaren XML-Format besteht, enthält die XRechnung dagegen ausschließlich das XML-basierte Rechnungsformat.
Welche Übertragungswege können für E-Rechnungen gewählt werden?
Der Empfänger einer E-Rechnung gibt den Übertragungsweg vor. Grundsätzlich bestehen folgende Möglichkeiten:
- Übertragung per E-Mail es sollte eine gesonderte E-Mail-Adresse für E-Rechnungen verwendet werden
- Weberfassung (erfassen der Rechnungsinhalte über ein Online-Formular der Internetseite bzw. ein Portal des Rechnungsempfängers)
- Upload (hochladen von E-Rechnungen über die Internetseite bzw. ein Portal des Rechnungsempfängers)
- Webservice (z.B. über PEPPOL)