Aufbewahrungsfristen
Diese Unterlagen dürfen jetzt in den Reißwolf - und diese besser nicht
Zum Jahreswechsel lohnt sich für viele Handwerksbetriebe ein Blick ins Archiv: Welche Unterlagen müssen weiter aufbewahrt werden, welche dürfen entsorgt werden? Durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) wurden die steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen teilweise verkürzt. Für Handwerksbetriebe besonders wichtig: Buchungsbelege müssen grundsätzlich nur noch acht statt bisher zehn Jahre aufbewahrt werden. Dazu zählen zum Beispiel Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Lohn- und Gehaltsunterlagen, Reisekostenabrechnungen sowie Kassen- und Zahlungsbelege.
Für das Jahr 2026 bedeutet das: Buchungsbelege aus dem Jahr 2017 und älter können in der Regel vernichtet werden. Die Frist beginnt jeweils mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Wurde eine Rechnung also im Jahr 2017 erstellt, begann die Frist am 31. Dezember 2017 zu laufen.
Weiterhin zehn Jahre aufzubewahren sind insbesondere Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Inventare, Handelsbücher, Anlagenverzeichnisse sowie wichtige Unterlagen zur Verfahrensdokumentation und GoBD. Hier können 2026 grundsätzlich Unterlagen bis einschließlich 2015 ausgesondert werden.
Für empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe gilt in der Regel eine sechsjährige Aufbewahrungsfrist. Dazu gehören zum Beispiel auftragsrelevante E-Mails, Angebote mit Auftrag, Auftragsbestätigungen oder Schriftwechsel zu Reklamationen. Im Jahr 2026 können daher entsprechende Unterlagen bis einschließlich 2019 vernichtet werden.
Wichtig: Vor der Entsorgung sollte immer geprüft werden, ob Unterlagen noch für laufende Verfahren oder offene Ansprüche benötigt werden. Das gilt insbesondere bei noch nicht bestandskräftigen Steuerbescheiden, laufenden Betriebsprüfungen, Einsprüchen, drohenden Rechtsstreitigkeiten, offenen Gewährleistungs- oder Versicherungsfällen sowie bei Fördermittel- oder Vertragsauflagen. In solchen Fällen sollten Dokumente auch nach Ablauf der regulären Frist weiter aufbewahrt werden.
Auch Versicherungsunterlagen verdienen besondere Aufmerksamkeit. Policen, Nachträge, Beitragsrechnungen, Schadenakten oder Meldungen an Betriebs-, Gebäude-, Kfz-, Maschinen- oder Cyberversicherungen können je nach Inhalt als Geschäftsbrief, Buchungsbeleg oder steuerlich relevante Unterlage unterschiedlichen Fristen unterliegen. Bei offenen Schäden oder Haftungsrisiken empfiehlt sich eine längere Aufbewahrung.
Für private Unterlagen von Unternehmerinnen und Unternehmern gelten teilweise andere Maßstäbe. Steuer- und Zahlungsnachweise sollten mindestens bis zur Bestandskraft beziehungsweise Verjährung aufbewahrt werden. Wichtige Renten-, Immobilien-, Darlehens-, Versicherungs- und Vorsorgedokumente sollten dauerhaft oder zumindest lange über das Vertragsende hinaus gesichert werden. Private Rechnungen über Bau- und Grundstücksleistungen am eigenen Haus oder an der privaten Wohnung müssen nach § 14b UStG zwei Jahre aufbewahrt werden.
Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall.