Sendepflicht beginnt ab 2027 (E-Rechnung)

Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen beginnt ab 1. Januar 2027

Rechnungsaussteller mit einem Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro im Kalenderjahr 2026 müssen für Umsätze, die nach dem 31.12.2026 ausgeführt werden, grundsätzlich eine E-Rechnung ausstellen. Dies betrifft Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B).

Einfache PDF-Dateien erfüllen die Anforderungen an eine elektronische Rechnung nicht. Zulässige Formate sind dagegen die XRechnung oder die ZUGFeRD-Rechnung (ab Version 2.1). EDI-Rechnungen können noch bis zum 31.12.2027 unverändert weiter genutzt werden.



Mit dem Wachstumschancengesetz wurde beschlossen, dass die Pflicht zur E-Rechnung kommt. Betroffen sind alle Handwerksbetriebe, die mit gewerblichen Auftragnehmern und gewerblichen Auftraggebern zusammenarbeiten. Die Vorgaben bedeuten, dass sich Betriebe im B2B-Verkehr von Papierrechnungen und nicht strukturierten PDFs verabschieden müssen.
Die Einführung der E-Rechnung führt zwar zu größeren organisatorischen und technischen Umstellungen in Unternehmen, stellt aber auch einen wichtigen Schritt zur Prozessoptimierung und Effizienzsteigerung im Rechnungswesen dar.


Pflicht im B2B-Bereich

Die verpflichtende elektronische Rechnung zwischen inländischen Unternehmen wird schrittweise eingeführt:

HWK OM-V

 

Ausnahmen:

die E-Rechnungspflicht gilt nicht für steuerfreie Leistungen, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (brutto) und Fahrausweise

B2C:

im Privatkundengeschäft müssen ebenfalls keine elektronischen Rechnungen versendet oder empfangen werden

GoBD:

alle E-Rechnungen müssen revisionssicher archiviert werden, d.h. wieder auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher   elektronisches Archivsystem



 

Praxisleitfaden des ZDH

Der ZDH hat eine Praxishilfe zur E-Rechnung erstellt, die bei der Umstellung auf E-Rechnungen unterstützen soll.

pdfZDH-Praxishilfe elektronische Rechnung (PDF, 871kB)

 

Wichtige Links

FAQ E-Rechnung
Das Bundesministerium des Innern und für Heimat hat die häufigsten Fragen zusammengestellt.

Informationsseite des ZDH
Hintergrund, Zeitplan, Ausnahmen, was ist wichtig für Betriebe

E-Rechnungsviewer auf dem ELSTER-Portal
kostenfreie staatliche Software der Finanzverwaltung

 

Ansprechpartner

Frank Wiechmann

Berater für Innovation und Technologie - Schwerpunkt Digitalisierung

Tel. 0381 4549-178

Fax 0381 4549-167

wiechmann.frank--at--hwk-omv.de



Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung enthält alle Rechnungsinformationen in strukturierter und maschinenlesbarer Form. Das verwendete XML-Format ermöglicht so eine automatisierte Weiterverarbeitung von empfangenen E-Rechnungen und eine durchgängig digitale Bearbeitung - von der Rechnungserstellung bis zur Zahlung. Diese Optimierung führt bspw. zu großen Zeitgewinnen bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen.

Die E-Rechnungen unterscheiden sich in XRechnungen und Rechnungen im ZUGFeRD-Format. Während eine ZUGFeRD-Rechnung aus einem menschenlesbaren PDF-Format und einem maschinenlesbaren XML-Format besteht, enthält die XRechnung dagegen ausschließlich das XML-basierte Rechnungsformat.



Welche Übertragungswege können für E-Rechnungen gewählt werden?

Der Empfänger einer E-Rechnung gibt den Übertragungsweg vor. Grundsätzlich bestehen folgende Möglichkeiten:

  • Übertragung per E-Mail  es sollte eine gesonderte E-Mail-Adresse für E-Rechnungen verwendet werden
  • Weberfassung (erfassen der Rechnungsinhalte über ein Online-Formular der Internetseite bzw. ein Portal des Rechnungsempfängers)
  • Upload (hochladen von E-Rechnungen über die Internetseite bzw. ein Portal des Rechnungsempfängers)
  • Webservice (z.B. über PEPPOL)


Prüfen Sie Ihre Software und nutzen Sie die Beratungsangebote der Digitalisierung!



 

Software vorhanden

Wenn bereits eine Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware verwendet wird, dann sollte geprüft werden, ob damit auch E-Rechnungen erstellt und empfangen werden können, bzw. ob diese Funktion nachgerüstet oder freigeschaltet werden kann.

 

Software anschaffen

Wenn noch keine Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware eingesetzt wird, dann sollte sich der Betrieb mit den Möglichkeiten und weiteren Vorteilen dieser Programme vertraut machen, um über eine evtl. Anschaffung zur Optimierung der Finanzbuchhaltung zu entscheiden.

 

Provisorische Lösung

Wenn jedoch keine Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware eingesetzt werden soll, dann können Generatoren und Viewer als provisorische Lösung dienen.

kostenfreier E-Rechnungsviewer auf dem ELSTER-Portal