Steuertipps

Auslagen in Rechnung stellen

Fahrtkosten, Übernachtungen, Porto richtig weiterberechnen. Je nach Vereinbarung gibt es 3 Abrechnungsvarianten.

Variante 1: Auslagen als Nebenleistung in Rechnung stellen

In der Regel vereinbaren Auftraggeber und Auftragnehmer, wie Auslagen in Rechnung zu stellen sind. Es sind also folgende Abrechnungsvarianten denkbar: Sie rechnen die Nettoauslagen bzw. Nettospesen ab und schlagen darauf die jeweilige Umsatzsteuer auf. Alternativ können Sie die Auslagen brutto in der Rechnung aufführen und nochmals Umsatzsteuer aufschlagen, wenn das so im Vorfeld vereinbart wurde.

Wichtig: Die Originalbelege über die Auslagen und Spesen bleiben bei Ihren Geschäftsunterlagen. Aus den Originalrechnungen stehen Ihnen ein Betriebsausgabenabzug und eine Vorsteuererstattung zu.

Variante 2: Auslagen werden in den Angebotspreis eingerechnet und in Rechnung gestellt

Möchten Sie Diskussionen über die Höhe und die Notwendigkeit weiterbelasteter Auslagen und Spesen mit dem Auftraggeber vermeiden, empfiehlt es sich, die Auslagen und Spesen bereits im Angebotspreis einzukalkulieren.

Für die Belege zu Auslagen und Spesen stehen Ihnen ein Betriebsausgabenabzug und das Recht auf Vorsteuererstattung zu. In der Rechnung an den Geschäftspartner tauchen die Auslagen und Spesen nicht mehr auf.

Variante 3: Auslagen und Spesen werden einzeln abgerechnet

Berechnen Sie die Auslagen und Spesen gegenüber dem Auftraggeber unabhängig von erbrachten Lieferungen und Leistungen in einer eigenen Rechnung, gilt steuerlich Folgendes:

• Sie stellen die tatsächlich angefallenen und durch Rechnungen nachgewiesenen Auslagen und Spesen mit ihrem Nettowert in Rechnung.
• Je nachdem, welcher Umsatzsteuersatz für die weiterbelasteten Auslagen und Spesen gilt, werden der Umsatzsteuersatz und der darauf entfallende Umsatzsteuerbetrag in der Rechnung ausgewiesen.

Besteht der Auftraggeber auf die Originalbelege, achten Sie darauf, dass die Rechnungen auf den Namen Ihres Kunden ausgestellt sind. Denn bei Weitergabe der Originalrechnungen steht nur dem Kunden ein Vorsteuerabzug zu – eben unter der Voraussetzung, dass die Rechnung auf seinen Namen lautet.

Quelle: Deutsche Handwerkszeitung

Bäcker und Metzger: Diese Pauschalen verlangt das Finanzamt

Das Bundesfinanzministerium hat die neuen Pauschbeträge für Lebensmittel- und Getränkeentnahmen veröffentlicht. Wer sie nicht verbucht, riskiert eine ausführliche Betriebsprüfung. Welche Beträge für Inhaber, Ehepartner und Kinder gelten – und warum Abschläge für individuelle Essgewohnheiten tabu sind.

Insbesondere Bäcker oder Metzger müssen für sich, für den Ehegatten und für Kinder Pauschalen für Lebensmittel- und Getränkeentnahmen versteuern. Das Bundesfinanzministerium hat die zu versteuernden Pauschalen für 2026 nun veröffentlicht (BMF, Schreiben v. 23.12.2025, Az. IV D 3 – S 1547/00006/007/021). Das Finanzamt erwartet die monatliche Verbuchung der Pauschalen.

Unentgeltliche Wertabgaben: Was passiert, wenn keine Entnahmen erfasst werden?

In der Praxis wird sich der eine oder andere Handwerker, der mit Lebensmitteln und Getränken handelt, denken: "Warum soll ich überhaupt Pauschalen versteuern?" Die Antwort: Weil das Bundesfinanzministerium solche Lebensmittel- und Getränkeentnahmen unterstellt.

Werden keine Sachentnahmen nach den Pauschalen des Bundesfinanzministeriums erfasst, könnte der Sachbearbeiter im Finanzamt eine ausführliche Betriebsprüfung anordnen. Und hier schaut sich der Prüfer nicht nur die Sachentnahmen an, sondern auch alle anderen Buchungen und Geschäftsunterlagen. Aus diesem Grund ist es für Handwerker, die mit Lebensmitteln und Getränken handeln, also durchaus sinnvoll, die Pauschalen als Sachentnahmen zu versteuern.

Für welche Familienmitglieder gelten die Pauschalen?

Versteuern muss der Betriebsinhaber solche Pauschbeträge für sich selbst, für seinen Ehepartner bzw. eingetragenen Lebenspartner und für seine Kinder, die noch bei ihm im Haushalt leben. Bei Kindern besteht folgende Besonderheit:

• Für Kinder bis zum vollendeten zweiten Lebensjahr muss keine Entnahme berücksichtigt werden.
• Bis zum vollendeten zwölften Lebensjahr ist die Hälfte des jeweiligen Pauschbetrags anzusetzen.

Sind Abschläge von den Pauschbeträgen für unentgeltliche Wertabgaben zulässig?

In der Praxis stellt sich häufig die Frage, ob von diesen vom Bundesfinanzministerium festgelegten Pauschbeträgen für Lebensmittel- und Getränkeentnahmen auch Abschläge vorgenommen werden dürfen, insbesondere, wenn beispielsweise die Ehefrau eines Metzgers Vegetarierin ist.

Antwort: Leider nein. Die Pauschbeträge sollen als Vereinfachung angesetzt werden. Aus diesem Grund lässt das Finanzamt keine Zu- und Abschläge wegen individueller Ess- und Trinkgewohnheiten zu.

Ausnahme: Wurde ein Betrieb nachweislich aufgrund einer behördlichen Anordnung geschlossen, können die Pauschbeträge nur anteilig berücksichtigt werden.

Ich finde zwei Pauschbeträge für mich. Was tun?

Insbesondere Metzger und Bäcker, die neben ihrem Laden noch ein Café oder eine Gastwirtschaft betreiben, müssen übrigens die Pauschbeträge für Lebensmittel- und Getränkeentnahmen nicht zweimal pro Person erfassen. Es ist nur einmal der jeweils höhere Pauschbetrag anzusetzen.

Quelle: Deutsche Handwerkszeitung

Deutschlandticket 2026: Steuerfrei für Ihre Mitarbeiter

63 Euro im Monat kostet das Deutschlandticket 2026. Arbeitgeber können es ihren Beschäftigten verbilligt oder sogar kostenlos überlassen – und dabei Lohnsteuer sparen. Dafür gibt es diese Möglichkeiten: Zahlung eines Kostenzuschusses an Beschäftigte, Gewährung eines verbilligten Jobtickets, Überlassung eines unentgeltlichen Jobtickets, Umwandlung des Arbeitslohns in ein Jobticket

Deutschlandticket: Zahlung eines Kostenzuschusses durch den Arbeitgeber

Kauft sich ein Mitarbeiter für 63 Euro im Monat ein Deutschlandticket 2026 und überweist der Arbeitgeber ihm dafür einen Zuschuss, ist dieser Zuschuss nach § 3 Nr. 15 EStG unter folgenden Voraussetzungen steuerfrei:

• Der Zuschuss erfolgt zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn.
• Der Zuschuss darf die Kosten für das Deutschlandticket 2026 nicht übersteigen. Am besten lässt sich der Arbeitgeber vom Mitarbeiter die Kosten für das Deutschlandticket nachweisen und bewahrt diesen Nachweis bei seinen Geschäftsunterlagen auf.

Praxis-Tipp: Da solche Zuschüsse den Werbungskostenabzug im Rahmen der Entfernungspauschale in der Steuererklärung des Mitarbeiters reduzieren, müssen die Zuschüsse für das Deutschlandticket 2026 in der Lohnsteuerbescheinigung 2026, die jeder Arbeitgeber an das Finanzamt übermitteln muss, erfasst werden.

Gewährung eines verbilligten Jobtickets durch den Arbeitgeber

Der Arbeitgeber kann für interessierte Mitarbeiter selbst ein Deutschlandticket 2026 kaufen. Übernimmt er dabei mindestens 25 Prozent des Ticketpreises, reduziert sich der Preis für das Deutschlandticket 2026 um 5 Prozent auf 59,85 Euro monatlich (Hinweis 8.1 "Deutschlandticket" Lohnsteuerhinweise). Der Vorteil ist zwar nach § 3 Nr. 15 EStG steuerfrei. Da er jedoch die Entfernungspauschale für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz reduziert, muss der Arbeitgeber den geldwerten Vorteil ermitteln und in der Lohnsteuerbescheinigung 2026 erfassen.

Quelle: Deutsche Handwerkszeitung