Weniger Bürokratie bei der Umsatzsteuer

Was Handwerksbetriebe 2025 und 2026 beachten sollten

Seit 2025 gelten mehrere Änderungen bei der Umsatzsteuer, die Handwerksbetriebe entlasten sollen. Gleichzeitig kommen neue Prüfpflichten hinzu - vor allem bei der E-Rechnung, der Kleinunternehmerregelung und dem richtigen Voranmeldungszeitraum.

Auch bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung wurden Schwellenwerte angehoben. Monatlich müssen Betriebe grundsätzlich erst dann melden, wenn die Umsatzsteuer des Vorjahres mehr als 9.000 Euro betrug. Liegt sie bei höchstens 2.000 Euro, kann das Finanzamt den Betrieb von der Abgabe der Voranmeldungen befreien. Wichtig bleibt: Voranmeldung und Zahlung sind grundsätzlich bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums fällig.

Besonders wichtig für kleine Betriebe und Gründer ist die neue Kleinunternehmerregelung. Seit 2025 gilt sie, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 25.000 Euro betrug und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Kleinunternehmer weisen auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer aus; im Gegenzug ist in der Regel kein Vorsteuerabzug aus Eingangsrechnungen möglich. Wer größere Investitionen plant - etwa in Maschinen, Fahrzeuge oder Material -, sollte deshalb vorab genau rechnen, ob die Kleinunternehmerregelung wirklich günstiger ist.

Für Gründerinnen und Gründer zählt im Startjahr vor allem die Grenze von 100.000 Euro. Wird sie überschritten, muss ab dem überschreitenden Umsatz Umsatzsteuer berechnet und abgeführt werden. Dann müssen auch Rechnungsstellung, Buchhaltung und Preise kurzfristig angepasst werden. Bei Betriebsübernahmen, Umgründungen oder Rechtsformwechseln sollte außerdem geprüft werden, ob umsatzsteuerlich ein neuer Unternehmer entsteht und welche Folgen das für Umsatzgrenzen, USt-IdNr., Vorsteuerabzug, Rechnungsangaben und Voranmeldungen hat.

Ein weiterer Punkt bleibt die E-Rechnung. Seit dem 1. Januar 2025 ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern grundsätzlich eine elektronische Rechnung zu verwenden. Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen, der Empfang strukturierter E-Rechnungen sollte aber technisch und organisatorisch sichergestellt sein. Betriebe sollten daher klären, wer E-Rechnungen entgegennimmt, wie sie geprüft, verarbeitet und revisionssicher archiviert werden.

Trotz aller Entlastung gilt: Fehler bei der Umsatzsteuer können teuer werden. Wer Voranmeldungen verspätet abgibt, Umsatzsteuer falsch ausweist oder Rechnungen nicht ordnungsgemäß archiviert, riskiert Nachzahlungen, Zinsen und Bußgelder. Besonders Kleinunternehmer müssen darauf achten, keine Umsatzsteuer offen auszuweisen, wenn sie die Steuerbefreiung nutzen.